【売主用】不動産売却の必要書類一覧|取得方法や準備のタイミングも教えます

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この記事の監修者

秋津 智幸
秋津 智幸

公認不動産コンサルティングマスター/宅地建物取引士/AFP/2級FP技能士

【売主用】不動産売却の必要書類一覧|取得方法や準備のタイミングも教えます

いざという時慌てないためにも、早めに不動産売買契約に必要な書類を揃えておきましょう!便利なチェックリストもご用意しました。

この記事のポイント
  • 不動産売却をスムーズに進めるために必要書類は事前に準備しておくことが大切です。
  • 必要書類の取得方法も合わせて確認しておきましょう。
  • 書類に関する不明点などは不動産会社に相談することをおすすめします!

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目次

【チェックリスト】不動産売却に必要な書類一覧

不動産の売買契約は額の大きな取引の契約であり、不動産取引で定められ必要な書類もあります。 スムーズな売買契約を行うためにも書類の不備がないように事前準備することが大切です。必要書類の中には必要不可欠なものもあり、所有する不動産に関わる書類は日頃からまとめて保管しておくことも大切です。
項目一戸建てマンション土地
身分証明書
実印
印鑑証明書
住民票
登記済権利書または登記識別情報
固定資産税納税通知書および固定資産税評価証明書
ローン残高証明書、またはローン返済予定書
銀行口座書類
土地測量図・境界確認証×
建築設計書図×
建築確認済証、および検査済証××
マンションの管理規約、または使用細則など××
マンションの維持費等の書類(管理費、修繕積立金、管理組費、町内会費など)××
耐震診断結果報告書・アスベスト使用調査報告書など×
その他の書類。地盤調査報告書・住宅機能性評価書・既存住宅性能評価証など
購入時の契約書・重要事項説明書など
パンフレット

【不動産売却の流れに沿って解説】必要な書類と取得方法

売却時に必要な書類は、一戸建てやマンションなど、物件種別によって異なるものもありますが、ほぼ共通しています。不動産売却の手続きの流れに沿って、必要な書類を解説します。

売買契約の際に必要な書類

売買契約時に必要な書類は、犯罪収益移転防止法(いわゆるマネーロンダリング防止法)による本人確認書類のほか、売買契約書や重要事項説明書に記載されている内容の根拠となる書類が主なものです。売却の場合は、売主しか保有していない書類が多いので、あらかじめ書類の有無を確認しておくことはスムーズな取引のためには重要です。

登記済権利書または登記識別情報(通知)

売買契約時には、登記済権利証または登記識別情報(通知)の本書確認(目視)を行うか、写しを添付しますが、登記識別情報通知の場合は記載されている記号や数字は隠したまま確認となります。なお、本書を契約時に渡すことはありません。

これらは、法務局から登記名義人に1度のみ公布される書類で、登記名義人がその物件の所有者であることを証明する非常に重要な書類であるため、契約時に売主が真の所有者であることを確認するために本書確認を行います。なお、売却する物件が2005年以降に取得したものである場合は、登記済権利書ではなく、登記識別情報通知が発行されています。

引渡し時には、登記済権利書等を司法書士に預け、買主への所有権移転登記がなされることで、所有権が買主に移ります。もし紛失してしまった場合には、本人確認のために法務局が郵送にて問い合わせを行う「事前通知」もしくは司法書士による資格者代理人に本人確認情報を提出してもらう方法で登記を行いますので、早めに紛失している事実を仲介する不動産会社に伝えるようにしましょう。

土地の測量図・筆界確認書

測量図や筆界確認書は、土地だけでなく、一戸建てや一棟アパートなど土地が売買対象となる場合に必要となる書類です。土地の場合では、土地が売買対象に含まれる場合、その土地の面積や境界線(筆界「ひっかい」といいます)が非常に重要です。

とくに隣地との筆界が明確でないと、購入後に隣地とのトラブルにもなりかねません。万が一、土地の筆界が未確定確認である場合は、売買に際して測量と共に隣地の土地所有者立ち合いのもと確認、了承の作業を行い確定測量図を作成します。この確定測量図が最も確かな土地の測量図で、測量結果に隣地所有者の確認書(筆界確認書)が添付されたものが本書となります。

また、売買時に使用されるその他に測量図として、「現況測量図」、「地積測量図」があります。現況測量図は確定測量図以外の現況を測量した測量図ですが、隣地との筆界が確定しているものではありません。地積測量図は、法務局に登録された測量図であるため、法務局で取得できますが、確定測量図であるとは限りません。

売買条件において、確定測量図ではない測量図で取引することを条件とすることもできますが、取引条件として確定測量図が条件になった場合や、過去にきちんと現在の測量技術で測量したことが無い場合は、トラブルを避けるためにも確定測量を行うことをお勧めします。

なお、確定測量が売買の条件となっている場合で、契約時にはまだ確定測量が完了していないときには引き渡しまでに完了することを条件として契約することができます。しかし、万一、隣地所有者の筆界確認ができない(境界についての承諾が得られない)場合は契約が白紙になってしまうことがありますので、できれば契約前に確定測量を完了させた方がいいでしょう。

確定測量図を作成する場合は、一般的に土地家屋調査士に依頼します。作成にあたっては、測量後、隣地所有者に現地立ち合いを依頼して筆界確認書に隣地所有者の直筆署名と実印による捺印をしてもらい、印鑑証明書も添付してもらいます。そのため、確定測量図(一式)の本書は1部しか存在しません。なお、公道や官有地が隣接する場合も境界査定を該当する管轄諸官庁に立ち合い等を依頼して確定させます。

秋津 智幸
秋津 智幸

固定資産税納税通知書および固定資産税評価証明書

固定資産税の納税額の確認と所有権移転登記を行うために支払う登録免許税の算出のために必要となる書類です。これらの固定資産税に関する書類は土地の所有者のみ取得できるものであるため、売主が最新のものを準備する必要があります。

手元にない場合は、市区町村の窓口で固定資産税評価証明書を発行してもらいましょう。なお、委任状を交付すれば、所有者から委任された人が取得することも可能です。

固定資産税は、1月1日時点の所有者に年間の固定資産税が課税されるため、売買時にはその年の1月1日を起算日として引渡し日の前日までの分を売主が、引き渡し日以降の分を買主が負担するものとして清算します。

身分証明書などの本人確認書類

契約時と引き渡し時には、売主本人であることの確認書類が必要です。親子や兄弟など、物件が共有名義となっている場合は、共有者全員のものが必要です。不動産の取引においても犯罪収益移転防止法(いわゆるマネーロンダリング防止法)によって、売主買主双方の本人確認が必要になり、仲介する不動産会社が身分証の写しを保管する義務を負います。

共有者が遠方に居住していて、本人確認に時間がかかるケースもあります。その場合、引き渡し前に司法書士が共有者全員の本人確認を行い、本人であることの確認のほか、売買する意思についても確認を行います。

建築確認済証および検査済証、建築設計図書・工事記録書など

一戸建てや一棟アパート・マンションなどの一棟の建物を売買する際に必要な書類です。建築確認済証や検査済証は、その建物が建築基準法に則って建築されていることを証明する書類です。

原則として、現地で行われる完成検査によって建築確認で申請された建物として適合が確認された後、検査済証が発行されます。売買される建物の構造や仕様などが建築基準法及び条例など法律の基準に沿ったものであることの証明は、売主にとっても買主にとっても大切な情報です。とくに、検査済証の有無はローンの利用を左右するため、買主にとって重要な書類となります。

建築設計図書や工事記録書等は、前述の建築確認済証や検査済証のように建築にあたっての法的手続きに関する書類ではありませんが設計や工事に関する情報は、物件の維持管理や将来のリフォームにおいて、非常に有益であり、買主からの信頼度アップに効果的だといえます。

もし、これらの書類を紛失してしまっている場合、設計図書や工事記録書は再度入手することはできませんが、建築確認済証や検査済証は過去に交付されていれば、代わりとなる「台帳記載事項証明書」を役所で発行してもらうことはできます。

物件の間取図や販売時のパンフレット

売却物件の購入時に使用したパンフレットや間取図を保管して持っているのであれば、売却時に準備します。これらの書類があれば、購入当初と物件を比べることでリフォーム前の状態や当初の仕様が確認できるものですが、無くても売却には全く問題ありません。買主にとっては、あれば嬉しい人もいますが、人によるので無くても気にする必要はありません。

耐震基準適合証明書・耐震診断結果報告書・アスベスト使用調査報告書など

近年、大きな地震が日本各地で起こっていることもあり、不動産の購入にあたって、建物の耐震性を重視する人も多くなっています。そのため、とくに1981年6月以前の古い「旧耐震基準」で建てられた際は、売却しにくく、価格も安くなる傾向があります。

そこで、売却前に耐震診断結果報告書や耐震基準適合証明書などを取得することで売却しやすくなる可能性が高くなります。中でも、耐震基準適合証明書を取得できた場合、新耐震基準と同等の耐震性が認められるため、住宅ローンを借りやすくなる、住宅ローン控除の建物要件を満たすなど買主にとってメリットがあります。

アスベスト使用調査報告書は建物にアスベストが使用されているかを調査した報告書です。これらの書類は、ないと売却できないというものではありませんが、あった方が買主にとっては安心できるものであるため、取得していた場合は契約時に提示します。

実印

売買契約書への署名に加えて実印での捺印を求められることがありますが、本来、売買契約書への捺印は実印である必要はなく、認印でも問題はありません。さらに、現在は不動産売買でも電子契約が可能となっているため、要件が整えば、売買契約において捺印そのものが不要な契約も可能になっています。

ただし、慣習的に本人の意思確認の意味もあって実印での捺印が求められるケースが未だ多いようです。

付帯設備表

付帯設備表は、売買によって引き渡す不動産に付帯する設備を明確にするために一覧にしたものです。キッチンや浴室、トイレ、居室などにある設備の種類や数量だけでなく、故障や不具合に関しても明記します。なお、契約時に買主へ交付するため、契約前に売主が作成します。現在は契約不適合責任の範囲を示すためにより重要な書類となっています。

物件状況報告書(告知書)

物件状況報告書は告知書とも呼ばれ、売買する物件の状況を説明するために売主が作成し、契約時に買主に交付します。所有者しか知らない土地と建物の過去と現在の状況として、たとえば、水漏れやシロアリ被害、配管などの不具合、リフォームの履歴、近隣との状況、臭気や騒音など周辺環境といった不動産全般にわたる状況を記載したものになります。

2020年4月の民法改正で、それまでの瑕疵担保責任が契約不適合責任へと売主の買主に対する責任の概念が変わり、不動産売買でも契約時に買主に対して引き渡す物件の状態を明示することがとても大切になりました。そのため、物件状況報告書(告知書)と付帯設備表の果たす役割がより重要になりました。

なお、売買する不動産に故障や不具合があった場合、契約時にその状態を明示し、買主にその状態で引き渡すことを了承してもらうことがポイントで、必ずしも修理や補修を約束する必要はありません。

決済・ 引渡しの際に必要な書類

決済・引渡し時の必要書類には、契約時には確認だけだった登記済権利証(登記情報通知)確定測量図などの本書のほか、抵当権抹消書類のように決済日が確定してからでないと準備できない書類もあります。

決済・引渡し当日に必要書類を忘れてしまうと、最悪、買主に不動産を引き渡せなくなり、大きなトラブルとなってしまいますので、事前にしっかり準備するようにしましょう。

登記済権利書または登記識別情報(通知)

登記済権利証または登記識別情報(通知)について、契約時には提示だけでしたが、引き渡し時には所有権移転登記を行うために本書を渡します。

所有権移転の登記手続きについては、売主買主双方にとって公正を期すことと登記手続きを間違いなく行うため、第三者の専門家である司法書士に依頼するのが一般的で、登記済権利証または登記識別情報(通知)は依頼した司法書士に渡します。

固定資産税評価証明書

契約時には固定資産税納税通知書でも大丈夫でしたが、決済(引き渡し)前には所有権移転登記を行うために支払う登録免許税の算出のため固定資産税評価証明書が必要になります。

一般的には所有権移転登記を司法書士に依頼し、その司法書士が所有権移転登記申請の登録免許税を計算します。とくに、契約と決済(引き渡し)が年度をまたぐ場合、新年度の固定資産税評価証明書を用意する必要があります。

実印・印鑑証明書

契約時は、必ずしも実印は必要ではありませんが、引き渡し時には売主(不動産の所有者)の実印と印鑑証明書が必要になります。売買による所有権移転登記には登記義務者である不動産所有者の申請書類への実印による捺印と実印を証明する印鑑証明書の添付が必要となっているためです。

一般的には司法書士が代理で登記手続きをしますが、その場合には司法書士への委任状に直筆の署名と実印による捺印をします。

住民票

登記上の住所と現住所が異なる場合には、売主の発行から3ヵ月以内の住民票が必要です。所有権を買主へ移転(所有権移転登記)するためには、登記上の移転前の所有者の住所が正しい住所(現住所)である必要があります。

本来、現住所と登記上の住所が異なる場合には、事前に現住所への住所変更登記を済ませておくべきですが、登記手続き完了まで時間がかかるため、一般的には引き渡し日に所有権移転登記申請と同日に住所変更登記も申請します。

登記上の住所から移転が1回または複数回の移転であっても同一市区町村内であれば、住所変更登記に際して現住所の住民票で足りますが、市区町村の異なる複数回移転している場合は、移転先がすべて確認できる書類が必要となります。その場合は、現住所の住民票と従前の住所の住民票の除票もしくは住民票に替えて本籍地の戸籍の附票が必要な書類になります。ただし、移転した日から5年を経過すると住民票の除票は発行されないので、注意が必要です。

秋津 智幸
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土地測量図・境界確認書

土地の測量図のうち、確定測量図と境界確認書の本書は引き渡し時に買主へ渡します。その他、地積測量図はもともと写しなので、契約時に渡しているものと同じもの、実測図は本書があれば本書を、買主へ引き渡します。

抵当権抹消書類

住宅ローンなどを借りて購入した不動産には抵当権が設定されていますが、原則として引き渡し時にはその抵当権を外さなければ(抹消しなければ)なりません。そのために必要な書類が抵当権抹消書類です。

不動産を売却した場合、通常、売却して得た資金や自己資金でローンを完済すると、抵当権を設定している金融機関から抵当権抹消書類が発行されます。従って、この書類を用意するのは売主ではなく金融機関ですが、売主は不動産の決済・引き渡し前に金融機関と調整して抵当権抹消書類を準備してもらう必要があります。

不動産売買では、売主が決済・引き渡しの当日に受け取った売買代金で、ローンを完済するケースが多く、抵当権を設定している金融機関にローン残高全額を送金し、金融機関が入金を確認すると抵当権抹消書類を受け取ることができます。一般的には、準備された抵当権抹消書類は依頼を受けた司法書士が受け取り、買主への所有権移転登記と同日に抵当権抹消登記手続きを行います。なお、同日の登記申請であっても、事務的には抵当権抹消手続きが所有権移転登記より先になります。

秋津 智幸
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確定申告の際に必要な書類と取得方法

不動産を売却して損失(譲渡損失)が発生した場合は、基本的に確定申告は不要ですが、譲渡益が発生した場合は譲渡所得について売却した翌年に確定申告が必要です。また、売却した不動産の種類や所有期間など一定の要件を満たしている場合、さまざまな税制上の優遇措置があり、その適用を受けるためにも確定申告が必要になります。

確定申告書

税務署が配布している(またはインターネットからダウンロードしている)所定の申告書に必要事項を記載して提出、またはe-Taxで所定の入力欄に入力して送信します。なお、譲渡所得の申告であっても、個人の所得全てを申告しますので、給与所得や事業所得などの所得、各種控除についてもわかるように資料を準備しておく必要があります。

譲渡所得の内訳書

申告書と一緒に所定の譲渡所得の内訳書も提出します。譲渡所得の内訳書は、特例を受ける場合には適用を希望する特例に応じた内訳書を使用します。また、内訳書ではなく、特例に応じて計算書や明細書を提出ものもあるので、申告にあたっては使用する書類の種類に注意が必要です。

売却時の売買契約書の写し

譲渡所得の確定申告では、申告にあたって申告書や内訳書、計算書、明細書のように記入して提出するものに対して、その記載内容を証明する書類も必要になります。譲渡所得の計算において、最も基本的で大事な譲渡価格を証明するものとして売買契約書の写しを提出(添付)します。

売却時の仲介手数料などの領収書

譲渡所得の計算において、譲渡時の経費(譲渡費用)となるものの領収書も証明書類として必要になります。譲渡費用となる主なものとしては、売却時に支払った仲介手数料、契約書に貼付した印紙税(印紙代)、更地として売った場合の建物の解体費用、貸家として使用した家屋で借家人に明け渡してもらうための立ち退き費用などがあります。

取得費や取得時の経費がわかる資料

譲渡所得では、売却した不動産の取得費や取得にかかった経費も計算するため、それらの領収書等も必要になります。取得費は物件購入時の手付金や売買代金の領収書、取得時にかかった経費の主なものとしては、仲介手数料や登記費用、印紙税(印紙代)、不動産取得税のほか、土地の造成費、測量費などの領収書になります。

万一、取得費や取得にかかった経費を証明する書類が無い場合や売った金額の5%を下回る場合は、売った金額の5%相当額を取得費とすることができます。

相続などで取得した相当古くから所有している不動産であれば、取得費が売った金額の5%以下ということもあるかもしれません。しかし、売った金額の5%をはるかに超える金額で取得していることが一般的なので、売却時に困らないよう取得したときの領収書は大切に保管しておくようにしましょう。

秋津 智幸
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買主の立場にたって、情報提供を心がけよう

よりスムーズに、そしてトラブル無く不動産を売却するには、その不動産に関するすべての情報を開示することが大切です。不動産購入時に、将来、売却が想定されるならば、物件に関わる資料などをまとめて、大切に保管しておきましょう。

売却を思い立ったら、手元にある物件情報をまとめ、仲介する不動産業者の担当と相談しながら必要に応じて情報を提供するようにしてください。買主が決まってから書類を準備するのでは遅く、事前に準備し、募集の段階で使えるようにしておく必要があります。

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まとめ

不動産売却に必要な書類について説明しました。必要書類には、登記済権利書や確定測量図(筆界確認書)など、再発行できないうえに売主しか準備できない書類も含まれています。書類の準備が重荷に感じてしまう方も多いかもしれませんが、スムーズに売却を進めていくためにも、書類の不備がないよう事前準備をしておきたいものです。まずは、不動産売却にはどのような書類が必要か、今一度、本記事を通して確認しておきましょう。

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この記事の監修者

秋津 智幸
秋津 智幸

公認不動産コンサルティングマスター/宅地建物取引士/AFP/2級FP技能士

不動産サポートオフィス 代表コンサルタント。横浜国立大学卒業。

神奈川県住宅供給公社を経て、不動産仲介業者に従事した後、2011年に個人事務所として不動産サポートオフィスを開設。自宅購入、不動産投資、賃貸住宅など個人が関わる不動産全般に関する相談・コンサルティングを行う他、不動産業者向けの企業研修や各種不動産セミナー講師、書籍、コラム、記事等の執筆・監修にも取り組んでいる。

主な著書に「貯蓄のチカラ~30歳からのおカネの教科書」(朝日新聞出版)などがある。

●紹介されている情報は執筆当時のものであり、掲載後の法改正などにより内容が変更される場合があります。情報の正確性・最新性・完全性についてはご自身でご確認ください。
●また、具体的なご相談事項については、各種の専門家(税理士、司法書士、弁護士等)や関係当局に個別にお問合わせください。

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